Software voor schoonmaakbedrijven
Planning, werkbonnen, contracten, offertes en facturatie in één systeem, met een klantportaal voor uw opdrachtgevers.
- Geen creditcard nodig
- Maandelijks opzegbaar
- Verwerking volgens de AVG
Weekplanning per object
Plan beurten per object en medewerker. Per contract stelt u in hoe feestdagen gelden.
07:00 - 09:30 · Afgerond
Kantoor Noord
Checklist en foto's bij oplevering
10:00 - 13:00 · Bezig
Praktijk West
Toegangscodes afgeschermd
14:00 - 16:30 · Ingepland
Trappenhuis Singel
Werkbon als PDF beschikbaar
Aan de slag
In drie stappen werkt u in Swabsy
Geen installatie: alles draait in de browser.
Stap 1: Maak uw werkomgeving aan
Registreer uw bedrijf en werk de proefperiode lang zonder betaalgegevens. Zet uw bedrijfsgegevens en logo klaar voor offertes en facturen.
Stap 2: Haal uw klanten en objecten binnen
Importeer klanten en objecten met een CSV-bestand, bijvoorbeeld vanuit Excel. Swabsy toont eerst een voorbeeld, zodat u fouten ziet voor er iets wordt aangemaakt.
Stap 3: Plan, voer uit en factureer
Zet contracten en beurten klaar. Medewerkers openen hun beurten op de telefoon, en de facturen van de maand staan voor u klaar om te versturen.
Hulp nodig bij het overstappen? Neem contact op
Voor elke soort schoonmaak
Of u nu kantoren, woningcomplexen, scholen of gevels schoonmaakt: de planning volgt het ritme van uw contracten.
Kantoren en bedrijfspanden
Vaste ronden en taken per object, met afgeschermde toegangscodes die alleen op een aparte vraag zichtbaar worden.
VvE en woningcomplexen
Periodieke beurten voor trappenhuizen en gemeenschappelijke ruimtes, met foto’s van de beurt in het klantportaal.
Scholen en zorginstellingen
Leg per contract vast wat er met feestdagen gebeurt en pauzeer een contract tijdens een vakantieperiode.
Glas- en gevelreiniging
Plan terugkerend of eenmalig werk per object, met een vrij ritme en losse opdrachten via het portaal.
Vergelijking
Werken met Excel en groepsapps, of in één systeem
| Onderdeel | Excel en groepsapp | Swabsy |
|---|---|---|
| Toegangscodes | Excel en groepsapp: In een groepsapp of op papier. | Swabsy: Versleuteld bij het object opgeslagen en alleen op verzoek zichtbaar. |
| Planning | Excel en groepsapp: Een spreadsheet die iemand bijhoudt. | Swabsy: Beurten per object en medewerker, met agenda en werkbon als PDF. |
| Uitvoering | Excel en groepsapp: Terugbellen om te horen of een object klaar is. | Swabsy: Medewerkers starten en ronden beurten af op de telefoon, met checklist en foto's. |
| Contracten | Excel en groepsapp: Afspraken over verlenging en indexering in losse bestanden. | Swabsy: Ritme, feestdagenregel, pauze, stilzwijgende verlenging en vaste indexering bij het contract. |
| Facturen | Excel en groepsapp: Elke maand opnieuw overtikken. | Swabsy: Periodieke facturen klaarzetten, betaallink met iDEAL en doorsturen naar Moneybird of Jortt. |
| Opdrachtgevers | Excel en groepsapp: Aanvragen en offertes via mail en telefoon. | Swabsy: Een portaal voor aanvragen, offertes, contracten en facturen. |
Wat Swabsy voor u regelt
Van de eerste offerte tot de betaalde factuur, met alles wat daartussen gebeurt op één plek.
Planning en werkbonnen
Medewerkers zien hun dagplanning, instructies en checklist op de telefoon. Verlof en beschikbaarheid staan in dezelfde planning.
Contracten
Meerdere objecten per contract, stilzwijgend verlengen, pauzeren, vaste indexering en inzicht in de winstgevendheid per contract.
Tariefindexering
Voer een procentuele tariefwijziging in één keer door op alle lopende contracten, of op de contracten van één klant.
Offertes en prijslijsten
Offertes met een klik omzetten naar een factuur of contract. Prijslijsten per klant en te kopiëren naar een nieuwe lijst.
Facturatie
Periodieke facturen, btw-verlegd waar dat van toepassing is en betaalverzoeken via Mollie, zoals iDEAL.
Boekhoudkoppelingen
Facturen en klanten synchroniseren met Moneybird of Jortt, zodat u ze niet twee keer hoeft in te voeren.
Rapportages
Gefactureerd, betaald en openstaand over een periode, met uren en leveringen per medewerker en klant.
Klantportaal
Klanten volgen beurten, vragen werk aan, accorderen offertes, ondertekenen contracten en bekijken facturen.
Import uit CSV
Importeer klanten en objecten uit een CSV-bestand, met een voorbeeldbestand en een controle vooraf.
Alles over een object bij de beurt
Wat uw medewerker nodig heeft op locatie staat in de werkbon, zonder dat gevoelige gegevens open en bloot rondgaan.
- Toegangscodes blijven afgeschermd en elke keer dat iemand een code bekijkt, wordt dat vastgelegd.
- Een checklist per object komt mee in elke beurt.
- Contactpersonen, bijlagen en tags staan bij het object.
- Objecten zijn te tonen op een kaart en uit te printen als werkbon.
Voor medewerkers
Eenvoudig voor wie op locatie werkt
Een beurt in een paar tikken: starten, afvinken, foto’s toevoegen en afronden.
- Beurten op de telefoon
Medewerkers zien hun beurten, starten en ronden ze af in de browser. Op het beginscherm te zetten als app.
- Checklist en foto’s
De checklist van het object staat in de beurt. Foto’s voegt de medewerker toe bij het afronden.
- Toegangscodes afgeschermd
Codes staan versleuteld opgeslagen en worden pas getoond wanneer iemand erom vraagt.
- Inloggen met passkey
Inloggen met vingerafdruk of gezichtsherkenning van het toestel, als de gebruiker een passkey instelt.
Mijn beurten
Kantoor Noord
Voorbeeldadres
Voorbeeld: vink de taken af en rond de beurt af.
Een eigen portaal voor uw opdrachtgevers
Klanten loggen in om te zien wanneer er schoon is gemaakt en kunnen de beurt beoordelen. Ze vragen extra werk aan en reageren op een aanvraag, keuren offertes goed, ondertekenen contracten en betalen facturen. Zo hoeft u minder te mailen en te bellen.
Koppelingen
Aansluiting op betaling en boekhouding
Betaling en boekhouding koppelt u in de instellingen van uw werkomgeving.
Mollie
BetalingenLaat facturen betalen met iDEAL en andere betaalmethodes, en incasseer met een SEPA-machtiging.
Moneybird
BoekhoudingFacturen en relaties gaan vanzelf naar uw boekhouding.
Jortt
BoekhoudingDezelfde koppeling voor wie met Jortt boekhoudt. U koppelt er één.
Adres opzoeken
IngebouwdVul postcode en huisnummer in en het adres van klant of object staat er.
UBL en agenda
BestandenFacturen als UBL-bestand, en een agenda-abonnement voor uw beurten in Outlook, Google of Apple Agenda.
Exporteren
BestandenKlanten, facturen, contracten en uren downloadt u als bestand.
Wat kan minder handwerk opleveren?
Vul uw situatie in. De uitkomst is een schatting op basis van de aannames hieronder, geen garantie.
- Uit te sparen tijd per maand
- 27 uur
- Waarde van die tijd
- € 864
- Kosten Pro (maandprijs)
- − € 79
- Verschil per maand
- € 785
Rekenvoorbeeld met eigen aannames: uit te sparen uren zijn medewerkers × uren per medewerker + objecten × uren per object, vermenigvuldigd met uw uurkosten. Werkelijke resultaten verschillen per bedrijf en worden niet gegarandeerd. Bedragen exclusief btw.
Waarom Swabsy
Wat u in de proefperiode zelf kunt nagaan
Gemaakt voor schoonmaakwerk
Objecten met toegangscodes en checklist, contracten met feestdagenregel en werkbonnen als PDF.
Contracten die kloppen
Meerdere objecten per contract, pauzeren, stilzwijgend verlengen en vaste indexering. Ondertekenen kan in het klantportaal.
Werkt op de telefoon
Medewerkers starten en ronden beurten af in de browser, met checklist en foto's. Inloggen kan met een passkey.
Echte koppelingen
Mollie voor betalingen, Moneybird en Jortt voor de boekhouding. Facturen ook als UBL-bestand.
Beveiligd inloggen
Tweestapsverificatie en passkeys voor uw gebruikers, en versleutelde opslag van toegangscodes.
Uw gegevens blijven van u
Exporteer uw klanten, facturen en overige gegevens zelf als bestand.
Prijzen
Kies het pakket dat bij uw team past
Bedragen per maand, exclusief btw.
Basic
Voor een startend schoonmaakbedrijf met een vaste klantenkring.
€ 41per maand
- Tot 3 gebruikers / medewerkers
- Tot 25 klanten & objecten
- Slimme objectplanning & mobiel
- Periodieke contracten & uren
- E-mail support binnen 24 uur
Pro
Voor een groeiend schoonmaakbedrijf met eigen personeel.
€ 66per maand
- Tot 15 gebruikers / medewerkers
- Tot 250 klanten & objecten
- Zakelijk klantportaal inbegrepen
- Cao Schoonmaak indexering met 1 klik
- Mollie koppeling (iDEAL & SEPA)
- Btw-verlegd facturatie
Enterprise
Voor gevestigde facilitaire bedrijven en meerdere vestigingen.
€ 124per maand
- Onbeperkt aantal medewerkers
- Onbeperkt aantal klanten & objecten
- Meerdere vestigingen / rayon-indeling
- Gratis data-migratieservice
- Prioriteitssupport per telefoon
Veelgestelde vragen
Ja. Klanten en objecten importeert u met een CSV-bestand; vanuit Excel slaat u een lijst op als CSV. Swabsy herkent de kolommen, ook in een andere volgorde, en laat eerst een voorbeeld zien voordat er iets wordt aangemaakt.
Medewerkers openen Swabsy in de browser van hun telefoon. Ze zien hun beurten, kunnen een beurt starten en afronden, de checklist afvinken en foto's toevoegen. Toegangscodes van een object zijn afgeschermd en worden alleen op verzoek getoond.
Onder andere het ritme van de beurten, meerdere objecten per contract, een feestdagenregel (overslaan, verschuiven of toch plannen), een pauze met reden, stilzwijgende verlenging en een vaste jaarlijkse indexering. Een contract kan uw opdrachtgever digitaal ondertekenen in het klantportaal.
Ja, in pakketten met cao-indexering past u het tarief van alle lopende contracten in één keer aan met een percentage. Per contract kunt u ook een vaste indexering instellen. Controleer in het pakketoverzicht welk pakket dit bevat.
Ja, u kunt dit per klant met een btw-nummer instellen. De factuur wordt dan zonder btw opgemaakt met de bijbehorende vermelding.
Met Mollie voor online betalingen en incasso, en met Moneybird en Jortt voor de boekhouding. Facturen zijn daarnaast als UBL-bestand te downloaden.
U probeert Swabsy gratis uit zonder betaalgegevens. De opzegtermijn en de overige afspraken staan in de algemene voorwaarden.
Staat uw vraag er niet bij? Stel hem ons
Zelf ervaren hoe Swabsy werkt?
Maak een account aan en werk 14 dagen met uw eigen klanten en objecten, zonder creditcard. Liever eerst een gesprek? Neem contact met ons op.