Alle functies die uw schoonmaakbedrijf nodig heeft
Geen generieke administratiesoftware, maar tools die specifiek zijn afgestemd op de dagelijkse praktijk van objectleiders, schoonmakers en de directie.
Slimme Objectplanning & Mobiele Werkbonnen
Iedereen weet exact wat er moet gebeuren op elke locatie.
Plan schoonmaakrondes en losse specialistische opdrachten in via een overzichtelijke agenda. Schoonmakers openen hun persoonlijke dagplanning direct op hun mobiele telefoon, zien sleutel- en alarmcodes, vinken voltooide ruimtes af en kunnen foto-bijlagen uploaden bij oplevering of schademeldingen.
- Direct inzicht in start- en eindtijden per schoonmaakbeurt
- Sleutelbeheer en toegangscodes veilig afgeschermd per medewerker
- Foto-verificatie bij oplevering (ideaal voor VvE’s en opleverschoonmaak)
Wekelijkse Kantoorbeurt (Etage 1 t/m 3)
07:00 - 10:30Rabobank Utrecht · Croeselaan
Werklijst (Klik om af te vinken):
Periodieke Contracten & Cao-Indexering met 1 Klik
Nooit meer handmatig spreadsheets doorrekenen bij cao-wijzigingen.
Leg contracten vast met vaste frequenties. Bij cao-loonsverhogingen in de schoonmaaksector of de jaarlijkse inflatiecorrectie voert u eenvoudig het percentage in. Swabsy herrekent direct alle actieve contracten en genereert automatisch de officiële aankondigingsbrieven voor uw klanten.
- Tariefindexering (cao-verhoging) in één handeling over alle contracten
- Koppeling aan geplande beurten en periodieke factuurtermijnen
- Kennisgevingsbrieven voor opdrachtgevers direct als PDF
Voorbeeldcontracten (Herberekend):
Geautomatiseerde Facturatie & Mollie iDEAL / SEPA
Sneller betaald krijgen zonder administratieve rompslomp.
Factureer afgeronde opdrachten of vaste maandbedragen met één klik. Inclusief automatische ondersteuning voor 21% btw of btw-verlegd bij onderaanneming. Koppel uw Mollie-account om iDEAL-betaallinks op facturen mee te sturen en periodieke bedragen automatisch via SEPA-incasso te innen.
- Ondersteuning voor btw-verlegd (handig bij werk voor hoofdaannemers)
- Directe iDEAL-betaallinks en automatische SEPA-incasso via Mollie
- UBL / e-facturatie formaat direct downloadbaar
Medewerkers, Verlof & Beschikbaarheid
Voorkom dubbele boekingen en zie direct wie inzetbaar is.
Beheer uw schoonmakers en leidinggevenden in één overzicht. Houd vakanties, ziekmeldingen en snipperdagen bij. Het planningssysteem controleert automatisch of een medewerker beschikbaar is voordat een opdracht wordt toegekend.
- Duidelijke rollenverdeling (beheerder, kantoormedewerker, schoonmaker)
- Verlof- en ziektemeldingen direct zichtbaar in de dagplanning
- AVG-proof personeelsdossier met noodnummers binnen handbereik
Offertebeheer & Digitale Goedkeuring
Zet calculaties razendsnel om in getekende overeenkomsten.
Stel duidelijke offertes op voor eenmalige opdrachten of periodiek onderhoud. Uw potentiële klant kan de offerte direct digitaal inzien en accorderen via een beveiligde link. Na akkoord zet u de offerte met één klik om in een definitief contract of geplande opdracht.
- Snelle calculatie op basis van uurtarieven of vaste m² prijzen
- Digitale handtekening en online akkoordverklaring door de klant
- Met één klik omzetten naar periodiek contract en weekplanning
Periodieke Schoonmaak Kantoorpand
Vastgoedbeheer Nederland B.V. · 850 m²
• Frequentie: 3x per week inclusief sanitaire benodigdheden
• Inclusief halfjaarlijkse glasbewassing binnenzijde
Prijslijsten & Tarievenmatrix per Categorie
Houd grip op kostprijzen, toeslagen en klantspecifieke afspraken.
Definieer uw dienstencatalogus gecategoriseerd per onderdeel: van reguliere kantoorschoonmaak tot glasbewassing op hoogte en specialistisch vloeronderhoud. Koppel afwijkende prijslijsten aan specifieke klanten of contracten en dupliceer uw tarieven voor een nieuw kalenderjaar in 1 klik.
- Vaste uurtarieven, m² calculaties en avond-/weekendtoeslagen
- Klantspecifieke prijsafspraken automatisch gekoppeld aan contracten
- Bestaande prijslijsten met 1 klik dupliceren en indexeren voor volgend jaar
Moeiteloze Excel & CSV Data-import
Binnen 5 minuten overstappen vanaf uw spreadsheets of vorige systeem.
Ziet u op tegen het handmatig overtypen van al uw klanten en pandadressen? Met de ingebouwde importwizard uploadt u in één keer uw Excel- of CSV-bestand. Swabsy herkent automatisch uw kolommen, controleert op fouten en importeert klanten, sleutelcodes en contracten met 1 klik.
- Slimme kolomherkenning met interactieve mapping-voorvertoning
- Beveiligde overdracht van sleutelkluiscodes en alarmnummers
- Gratis downloadbaar voorbeeldbestand (.xlsx) in uw portaal
Kolom Koppelingen (Automatisch gemapt):
Spotlight Snelzoeker (Ctrl+K) & AVG Auditlog
Vind elk pand, contract of factuur in een fractie van een seconde.
Met de razendsnelle globale snelzoeker hoeft u nooit meer te klikken door pagina's: druk op Ctrl+K of Cmd+K en vind direct elk object, telefoonnummer of openstaande factuur. Daarnaast legt het onweerlegbare auditlogboek elke wijziging vast conform AVG-normen.
- Direct navigeren door klanten, panden, contracten en facturen
- Auditlogboek registreert wie wat gewijzigd heeft (inclusief tijdstempel)
- 100% sluitende controle voor ISO 27001 en AVG-audits
Zoekresultaten (2 gevonden):
Ervaar zelf hoe eenvoudig schoonmaakbeheer kan zijn
Test Swabsy 14 dagen gratis en vrijblijvend. Geen creditcard nodig en binnen 2 minuten aan de slag.